Fino a quando conservare i documenti fiscali e contabili?
Per quanti anni si devono conservare i documenti fiscali e contabili è una domanda che molti contribuenti si pongono. Tanta è la confusione quando si tratta di compilare la dichiarazione dei redditi e si riguarda la documentazione archiviata.
Conservare i documenti fiscali e contabili: obblighi del contribuente
In caso di accertamento, una corretta archiviazione di documenti e ricevute di pagamento permetterà di fornire in un eventuale giudizio l’idonea documentazione giustificativa. Si eviterà cosi di dover corrispondere nuovamente importi già versati oltre a sanzioni e interessi.
Dovrai infatti conservare ed esibire, a richiesta dell’Agenzia delle Entrate, le fatture o le ricevute fiscali che dimostrino il sostenimento delle spese di realizzazione degli interventi effettuati. Dovrai anche conservare ed esibire la ricevuta del bonifico bancario o postale o altra documentazione equivalente attraverso la quale hai eseguito il pagamento, nonché ogni altra documentazione prevista dalla legge.
Adelantibus et non dormientibus iura succurrunt
La legge agevola chi si dà da fare e non dorme
Quali documenti conservare fino a 5 anni
In base alla tipologia di documento sono previsti tempi di conservazione differenti. Alcuni documenti possono essere conservati per meno di un anno. Rientrano in questo caso:
- le ricevute di pagamento presso strutture turistico-alberghiero
- le ricevute di trasporto di spedizioni in Paesi europei
In altri casi, la normativa prevede che il contribuente debba conservare i documenti fino a cinque anni Fanno parte di questa categoria:
- le dichiarazioni dei redditi (Ad esempio, la dichiarazione presentata nell’anno 2021, relativa ai redditi 2020, deve essere conservata fino al 31/12/2026).
- Le ricevute relative a rette scolastiche, corsi di attività sportive (nel caso siano spese detraibili)
- Scontrini di medicinali e dispositivi medici (utilizzati ai fini fiscali e portati in detrazione)
- Ricevuta di pagamento del bollo auto (se il costo è stato portato in detrazione, altrimenti il termine è di 4 anni)
- Fatture e parcelle di professionisti (commercialista, avvocato, notaio, elettricista, idraulico…..). Anche in questo caso se non vengono inserite in dichiarazione il termine scende a 3 anni.
- Ricevute di pagamento delle spese condominiali
- Ricevute dei canoni di locazione
- Bollette di utenze luce, gas e telefono fisso
- Documenti relativi alle rate dei mutui (è consigliabile conservarle fino alla cancellazione dell’ipoteca sull’immobile)
- La Certificazione Unica dei redditi
- Ricevute di pagamento di multe per infrazione del Codice della strada
- Le ricevute di IMU e TARI (vanno conservate fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui doveva essere effettuato il pagamento oppure a quello in cui è avvenuta la presentazione della dichiarazione dei redditi).
Documenti fiscali e contabili da conservare fino a 10 anni
Alcune ricevute di pagamento devono essere conservati per almeno dieci anni. È questo il caso di:
- ricevute di pagamento di bollette di telefonia mobile
- ricevute di pagamento del canone RAI (sebbene ora sia inserita nelle bollette di utenze luce e gas)
- estratti conto bancari e postali
Documenti da conservare per 15 anni
Dovrai conservare i documenti relativi a ristrutturazioni edilizie che hanno dato origine a detrazioni fiscali fino alla fine del quinto anno successivo a quello in cui hai presentato la dichiarazione dei redditi dove è stata detratta l’ultima quota della detrazione.
Per esempio, il contribuente che ha sostenuto spese di ristrutturazione nel 2010 dovrà conservare la documentazione (fatture e bonifico parlante) fino al 31 dicembre 2025.
Nel caso di detrazione del 110% (superbonus), l’Agenzia delle entrate può notificare l’accertamento per l’eventuale assenza dei requisiti entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione con la quale si fruisce del beneficio fiscale.
In caso di cessione del credito, l’Agenzia potrà notificare l’atto di recupero del credito di imposta entro il 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello dell’utilizzo irregolare.
Imprese: fino a quando conservare i documenti fiscali e contabili?
Se state pensando di buttare via tutti i faldoni della documentazione contabile della vostra azienda risalenti a più di 10 anni fa, fate attenzione! L’ordinanza n.9794 del 14 aprile della Corte di Cassazione ha fornito alcune precisazioni a riguardo.
In linea generale ai sensi dell’Articolo 2220 del Codice Civile “le scritture devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione”. L’articolo 22 del dpr 600/1973 stabilisce inoltre che le stesse scritture devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre ai termini stabiliti dal Codice Civile.
Nel caso in esame, la Corte di Cassazione ha rigettato il ricorso di una società che ha ricevuto un atto di accertamento per un credito di imposta indebitamente utilizzato nel 2011. La società proponeva come motivo di ricorso la violazione, da parte dell’Agenzia dell’Entrate dell’art 22 del dpr 600/73 e del 2220 del Codice Civile di cui abbiamo parlato prima.
L’accertamento ha avuto inizio nel 2011, le agevolazioni rispetto alle quali vi era l’obbligo di conservazione della documentazione contabile si riferiscono all’anno 2003 e le dichiarazioni che risultano omesse riguardano gli anni 2005-2009. Quindi tutta la documentazione richiesta dall’Agenzia delle Entrate nel 2011 rientrava nel decennio antecedente l’inizio dell’accertamento: l’impresa avrebbe dovuto conservarla nel 2011 e fino al momento in cui l’accertamento non fosse definito.
In conclusione, la normativa stabilisce che il periodo di conservazione delle scritture contabili è di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. Se in questi 10 anni ricevi un atto di accertamento, dovrai conservare i documenti relativi a quell’atto di accertamento fino al momento in cui l’accertamento non sia stato definito.